Smart Working: tutto quello che c’è da sapere

Non è facile né tantomeno immediato capire cosa sia lo smartworking.

Eppure è un fenomeno di cui si sta sentendo parlare sempre più spesso anche in Italia.
Sempre più aziende si stanno lasciando coinvolgere da questo modello lavorativo e perfino la Pubblica Amministrazione inizia ad apprezzarne i benefici.

Cos’è lo Smart Working

L’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce lo Smart Working “nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità ed autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Insomma, lo Smart Working è il modello di organizzazione del lavoro intelligente: non ci sono vincoli orari né logistici e si affida al lavoratore la responsabilità totale per l’organizzazione del miglior modo per ottenere il miglior risultato possibile.

Si abbatte, dunque, l’idea della postazione di lavoro fissa, di ufficio per far spazio a maggiore flessibilità e virtualità nel mondo delle imprese.

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali identifica lo Smart Working come “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”.

Questa modalità nuova ed intelligente di lavorare ha molti benefici tangibili: migliora, infatti, la qualità della vita del dipendente che potrà gestire i tempi privati come preferisce e, in tal modo, rende anche il dipendente più produttivo nelle sue ore lavorative.

Lo Smart Working, però, non è solo una politica di welfare aziendale per le persone. Si intreccia in un più ampio percorso di cambiamento che sta coinvolgendo le aziende: la digitalizzazione.

Come funziona un progetto di lavoro intelligente

Un progetto di Smart Working è un processo complesso che vede come attori più parti e vanno tenuti in considerazione diversi fattori, quali:

• gli obiettivi
• le priorità e peculiarità tecnologiche dell’azienda o organizzazione
• le peculiarità e priorità culturali dell’azienda o organizzazione
• le priorità e peculiarità manageriali dell’azienda o organizzazione

È un nuovo modo di lavorare che consente di bilanciare la vita personale e la produttività lavorativa. Si giunge a un tale compromesso grazie all’uso sapiente della digitalizzazione.

Prima di iniziare a progettare lo Smart Working è necessario tener ben presente che bisogna rivedere il modello di leadership e l’organizzazione, bisogna rafforzare l’idea di collaborazione e favorire spazi condivisi.

Una delle leve è legata alle regole e linee guida relative alla flessibilità di

• orario: sia per gli orari di inizio e fine, sia rispetto alla durata complessiva della giornata lavorativa
• luogo di lavoro
• scelta degli strumenti di lavoro
• personalizzazione degli strumenti di lavoro

Le tecnologie digitali possono:

• rendere gli spazi di lavoro più ampi e possono diventare addirittura virtuali
• supportare nuovi modi di lavorare
• rendere più facile la comunicazione
• migliorare la creazione di relazioni professionali (sia tra colleghi che con persone esterne)

Anche la progettazione degli ambienti di lavoro ha molta importanza ed incide su efficienza, efficacia e benessere delle persone sul posto di lavoro.

Va pensato e creato affinché i dipendenti possano sentirsi soddisfatti.

Lo Smart Working, infatti, si può applicare anche all’interno stesso dell’ufficio.

Come la legge italiana regola il nuovo modo di lavorare

Le Istituzioni italiane sono ormai consapevoli del peso che assume la possibilità del lavoro flessibile per i dipendenti.

Nel Giugno 2017 è entrata in vigore la Legge 81/2017: il Jobs Act sul lavoro autonomo non imprenditoriale contiene misure che tutelano e favoriscono l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato.

Dunque, lo Smart Working dal Giugno del 2017 in Italia è normato.

Inoltre, c’è anche un Disegno di Legge (AC. N. 2233B) che disciplina lo Smart Working.

Con la Legge di Bilancio 2019 n.145 è stato modificato l’articolo 18 del Jobs Act. È stato inserito un comma che prevede che un datore di lavoro che stipula accordi per lo Smart Working deve dare priorità alle richieste di lavoratrici nei tre anni successivi alla fine del periodo di maternità e alle lavoratori con figli con disabilità.

Il lavoro intelligente conviene alle imprese ed ai dipendenti

Quali sono i benefici dello smart working per le imprese e i dipendenti?

Benefici per le imprese

Lo Smart Working, come si è approfonditamente detto, prevede un mutamento radicale sia per l’organizzazione sia per la cultura delle aziende.

Dare flessibilità ed autonomia alle persone sia per la scelta degli spazi, sia per gli orari di lavoro, sia per gli strumenti da usare per svolgere il proprio lavoro significa creare organizzazioni flessibili, che riescono a delegare e responsabilizzare le persone nell’ottica dei risultati. Così facendo, si favorisce la crescita dei talenti e la diffusione dell’innovazione.

Le persone oggi sono molto più disponibili al cambiamento. Grazie alla diffusione di smartphone tutti siamo molto più avvezzi alla comunicazione ed al lavoro anche in mobilità.

Questa sempre crescente disponibilità al cambiamento ed all’innovazione ha innescato meccanismi di apprendimento spontaneo nelle persone. Oggi entrano in azienda già propensi all’innovazione e molto più preparati e disponibili.

Adottare un modello avanzato di Smart Working vuol dire migliorare la produttività del 15% per ogni lavoratore!

Benefici per i lavoratori

I lavoratori vengono coinvolti da numerosi benefici: anche un solo giorno di Smart Working a settimana può far risparmiare svariate ore durante l’anno odi spostamenti.

Perfino l’ambiente trae beneficio: si prevedono, infatti, solo grazie allo Smart Working, riduzioni significative delle emissioni CO2.

Tecnologie per lo Smart Working

Lo Smart Working è possibile solo grazie alle tecnologie digitali.

Infatti, solo queste ultime possono garantire una scelta sul modo e sul tempo di lavoro, sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Le tecnologie che favoriscono il lavoro da remoto sono già molteplici.

Secondo L’Osservatorio del Politecnico di Milano le soluzioni tecnologiche che vengono applicate più spesso sono quelle che riguardano:

• sicurezza
• accessibilità dei dati da remoto da diversi device
• iniziative di SmartMobility
• servizi di Social Collaboration

Gli italiani comunicano tramite una pluralità di dispositivi, che siano essi aziendali o privati.

Fino a poco tempo fa era avverso ad ogni imprenditore che i suoi dipendenti potessero portare i propri dispositivi sul luogo di lavoro.

Oggi, proprio i dispositivi mobili privati rappresentano il driver principale dello Smart Working.

Anzi, al contrario, lo Smart Working non può esistere senza l’Enterprise Mobility Management.

Dunque, aumenta il bisogno di avere politiche di gestione rispetto a tutti i dispositivi fissi e mobili che vengono utilizzati dalle risorse che lavorano o che collaborano con un’azienda o organizzazione.

Questo perché la continuità di business dipende sia dalla governance dei sistemi e dalla loro sicurezza, sia dalla garanzia che i servizi possano dare massima produttività alle persone che lavorano.

Generalmente, il modello standard per consentire il lavoro da remoto prevede:

• PC portatile
• VPN
• Servizi di Social Collaboration

Solo quando è ritenuto strettamente necessario viene introdotto l’uso di smartphone e tablet.

Gestire la mobilità, dunque, è il primo passo per potersi avvicinare allo Smart Working.